DOCBOX®

Die Suchmaschine für Dokumente

Ganz unkompliziert in 3 einfachen Schritten...

  • Dokumente einscannen und an die DOCBOX® senden.
  • Dokumente archivieren. In der DOCBOX® werden die Seiten revisionssicher gespeichert und der Text automatisch erkannt.
  • Dokumente suchen. Von jedem Arbeitsplatz aus kann per Internetbrowser nach den Dokumenten gesucht werden.

Zusatzmodule der DOCBOX®

Bereits die Basisversion DOCBOX® Professional enthält alle wichtigen Funktionen für die revisionssichere digitale Archivierung. Zusätzlich kann das DMS flexibel durch Zusatzmodule erweitert und jederzeit funktional an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden.

Notizen

Das DOCBOX® Modul Notizen versetzt Sie in die Lage, Notizen zu Ihren Dokumenten anzulegen und diese Notizen frei auf dem Dokument zu platzieren. Damit können Zusatzinformationen, die für ein bestimmtes Dokument relevant sind, einfach und sicher mit gespeichert werden. Sie haben so die Möglichkeit, Notizen zu einem Dokument zu erstellen, zu bearbeiten und auch wieder zu entfernen. Das Dokument selbst wird dabei nicht verändert.

weitere Informationen

Mobile App

Die DOCBOX® App für iOS und Android macht das digitale Archiv und Geschäftsprozesse ortsunabhängig. Egal ob Sie auf Geschäftsreise oder im Homeoffice arbeiten, Sie sind mit der mobilen App immer nahe am Geschehen. Der Zugriff auf das Dokumentenarchiv und die Geschäftsprozesse ist gewährleistet. Der mobile Client erlaubt es, Dokumente zu betrachten, per eMail weiter zu leiten sowie auf die Volltextsuche der DOCBOX® zuzugreifen, egal wo man sich gerade befindet.

weitere Informationen

Direktdrucker

Der DOCBOX® Direktdrucker ermöglicht die vollautomatische revisionssichere Archivierung beliebiger druckbarer Dokumente, wie z.B. die Ausgangsbelege aus Ihrem ERP-System. Der DOCBOX® Direktdrucker bietet Ihnen die Möglichkeit, beliebig viele virtuelle Drucker anzulegen, mit denen sie direkt in von Ihnen festgelegte DOCBOX® Archivordner drucken können, also ohne den Umweg über ein Posteingangsfach.

weitere Informationen

AutoArchive

DOCBOX® AutoArchive arbeitet selbstständig und automatisch: Es überwacht ausgewählte Ordner und archiviert alle darin ankommenden Dateien automatisch und revisionssicher in ein vorher definiertes Archiv der DOCBOX®. Das Modul AutoArchive wurde für Unternehmen entwickelt, bei denen große Mengen an Dokumenten anfallen. Besonders zeichnet sich AutoArchive aus, wenn Sie ein ERP-Programm im Einsatz haben, das viele Dokumente erstellt oder auch wenn Sie eine große Anzahl von Dokumenten in Ihrem System gespeichert haben.

weitere Informationen

E-Mail Archivierung

Das eMail Management in der DOCBOX® sorgt für eine dauerhafte, revisionssichere Archivierung der im Unternehmen anfallenden eMails. Sie selbst entscheiden, welche eMails Sie archivieren möchten. eMails können sowohl interaktiv direkt aus der Anwendung als auch serverbasiert anhand definierter Regeln archiviert werden. Die Recherche nach archivierten eMails kann direkt aus der DOCBOX® erfolgen. Die vorgangsorientierte Ablage aller eMails in Aktenstrukturen sorgt für einen transparenten Überblick über sämtliche Informationen zu Kunden, Partnern oder Lieferanten.

weitere Informationen

Effizient

Die DOCBOX® befreit Sie von der täglichen Papierflut und erleichtert den Unternehmens- alltag spürbar. Maßgeschneiderte Module optimieren Ihre dokumenten-basierten Prozesse. Ihre Fragen werden kompetent durch uns oder einen qualifizierten DOCBOX® Fachhandelspartner beantwortet.

Blitzschnell

Die integrierte OCR-Software liest und indiziert den gesamten Dokumententext bereits beim Archivieren. Schon bei der Eingabe weniger Zeichen werden, vergleichbar einer Suchmaschine im Internet, die Dokumente blitzschnell gefunden. Eine Verschlag-wortung ist nicht notwendig, aber möglich.

Revisionssicher

Wie in den "Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchhaltungssysteme" (GoBS) gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert.

Einfach

Die DOCBOX® zeichnet sich durch schnelle, einfache Installation und Handhabung aus . Schon kurze Zeit nach der wenige Minuten dauernden Installation und einer Kurzeinweisung, können Sie die DOCBOX® in Ihrem Unternehmen einsetzen.